疫情防管之下，受制于各种突发情形，律师事务所远程或居家办公逐渐从“可选项目”变成“必选项目”。海华永泰全国协调管理委员会日前发布了《特殊时期居家或远程办公指引（征求意见）》，探索特殊时期的“海华办公模式”，为后疫情时代正常工作的开展和远程办公机制提供建议和方案。
新发布的指引结合了武汉和上海的封控期经验，分别从应急工作小组的设立、应急预案的发布、律师居家办公指引和在线业务拓展等九大方面，提出了建设性的意见和参考，确保各地办公室在特殊时期居家或远程办公期间的业务正常开展。
指引一方面源于实践经验的总结，另一方面体现了与时俱进的原则。在前期准备方面，新发布的指引对律所电子证照的备份、电子公章和发票的开通以及行政、财务和律师办案的远程存储提取做了相应规范，对跨办公室异地合作提出相应的建议；在技术构架方面，律所对开通视频号和直播系统的构建，以及如何助力律师在线业务拓展提出相应的建议；在人文关怀方面，对律师居家办公指引、团队学习和身心关怀等方面给出建议。相信新的指引能够为各地办公室和各律师团队提供切实的帮助和支持。
海华永泰特殊时期居家或远程办公指引草案（征求意见）
沪海全协（2022）03 号
事务所为应对突发情况，根据武汉及上海的封控期经验，为确保各地办公室在特殊时期需采取居家或远程办公期间业务正常开展，特制定《特殊时期居家或远程办公指引草案》。
一
各地办公室在特殊时期应成立应急工作小组，做好应对突发事件的预案
面对突发性事件，需采取居家办公的，各地办公室可及时成立应急工作小组，根据远程或居家办公的各种需要提前做好工作预案，组织大家有序开展工作，系统进行专业培训，定期开展线上交流或心理辅导，平稳有序度过特殊时期。
二
前期准备建议
1
律所电子证照备份
各地办公室行政团队提前对律所相关证照做好电子档备份，建议多版本扫描留存，包括 PDF、JPG、GIF 等格式，以便当地办事窗口线上申报使用。
2
律所电子公章、电子发票提前申请开通
各地办公室提前开通及调试电子公章、电子发票等线上办公操作软件，并建立严格的线上使用审批流程，可利用企业微信、钉钉等管理平台，以便居家办公期间律师业务的正常开展。
3
律师执业证、律师签章的电子化
各地律师提前对本人的律师执业证、律师签章做好电子版留档，各办公室行政团队统一收集备份律师执业证电子档，以便居家办公期间律师可通过线上开庭、承接业务。
4
行政、财务资料及律师办案资料的远程存储提取
各地行政、财务资料及律师办案资料提前做好电子档备份，建立提前建立有效便捷的远程资料存储模式，方便居家办公行政、财务及律师办案工作的正常进行。
5
发布律师居家办公指引
各办公室可对居家办公发布原则指导，避免居家办公变成无法正常办公，可要求居家办公同事每天线上视频打卡，团队负责人按期开展工作会议及学习会议，报告学习和工作内容，同时兼顾身心关怀，有助于居家办公期间同事凝聚力建设及保持一定的工作效率。
6
在线业务拓展的视频号等前期调试与准备
随着互联网技术的发展，信息交流越来越通畅，全国法律服务业务也面临创新转型，“法律服务+互联网”已成为新业务模式，居家办公期间更是业务宣传的有力渠道。为了形成海华永泰自有的线上宣传渠道。作如下建议：
1、各地办公室如有分所微信公众号，建议积极开通视频号功能，或通过总所视频号进行宣传。
2、鼓励海华永泰律师成体系化的举办业务相关的直播或在线培训。
3、各办公室安排人员形成宣传小组，每次活动推后及开始前在各自办公室呼吁本所律师及行政人员积极转发推送与参加，通过海华永泰全国同仁的转发增加每次活动的流量，为在特殊时期的业务开拓提供支持，亦可为海华永泰视频号提升关注度，形成海华永泰自有流量。
7
律师团队助理、行政人员家里备好打印扫描机
律所安排核心行政人员居家备置打印扫描机、适量 A4 纸及墨盒，以便在居家办公期间统计数据、文书整理、准备业务资料等，其他有条件的团队及律师亦可自行备置。
8
加强异地资源联络积极开展跨办公室合作
呼吁及鼓励海华永泰同仁加强异地客户资源的联络，与其他办公室同仁共同开展异地业务办理，特殊时期居家办公期间，鼓励其他有条件的办公室提供快递寄收、律师函发送、协助开庭等办案协助与合作。
海华永泰全国协调管理委员会
二〇二二年四月二十五日
编辑：赵欣
